המדריך להעברת משרד בצורה יעילה

העברה של משרד לא חייבת להיות חוויה הפוגעת בשגרת העבודה, בלקוחות או ברווחים. מדי יום מתבצעים עשרות מעברי משרדים ברחבי הארץ בצורה מהירה ואפקטיבית. היכרות עם המדריך להעברת משרד בצורה יעילה בהחלט יכולה לחסוך בהוצאות ומשאבים עבור בעלי העסק, כמו גם עבור העובדים המעורבים בתהליך.

הנושא הראשון אליו יש להתייחס הוא תכנון נכון של הזמן. את התכנון הזה רצוי לבצע עוד הרבה לפני ההובלה, בעיקר כאשר מדובר על משרדים גדולים. בתכנון לוקחים חלק מנהלי המשרד, נציגי העובדים, מחלקות טכניות ואנשי מקצוע. מטרת התכנון היא לקבוע תאריך עבור ההעברה וההובלה, תוך תיאום מול נציגים פנימיים וחיצוניים. יש לבנות תכנית מעבר מדויקת הלוקחת בחשבון את צרכי העסק ואת המגבלות העומדות בפניו. בנוסף, רצוי לנצל את ההזדמנות כדי לערוך רשימה מסודרת של הציוד אותו מתכננים להעביר. כך ניתן להבטיח שלא יישכח שום פריט חיוני ושניתן יהיה לחזור לעבודה במהירות האפשרית.

נושא לא פחות חשוב הדורש את התגייסות הלקוח הוא בחירה של שיטת המעבר. צרו קשר עם נציגי חברת הובלות מקצועית, המכירה את התחום של העברות משרדים ויודעת כיצד לבצע אותו.

הובלות קטנות ניתן לבצע באמצעות רכבים ספציפיים לשינוע ציוד, אולם כאשר מדובר על ריהוט גדול ומסובך יש צורך בפנייה אל חברה בעלת יכולת מוכחת.

במהלך ההובלה: אריזה, העמסה ושינוע

הפעולה המשמעותית ביותר בהעברת משרד יעילה היא האריזה. רוב המשרדים לא מבצעים בעצמם את האריזה, אלא משתמשים בשירות של חברת הובלות. יש לכך יתרונות רבים ובראשם החיסכון בזמן. במקום להקצות את העובדים לאריזה של המשרד ולטיפול בציוד רגיש, ניתן פשוט ליצור קשר עם נציגי חברת הובלות. הנציגים מגיעים אל המשרד עם ציוד אריזה ברמה גבוהה ומסיימים עם כל הציוד במהירות. למובילים שמבצעים את האריזה יש ניסיון הרבה יותר משמעותי מאשר עובדים או אפילו מנהלים, הנדרשים לבצע פעולה בה אין להם כשירות מתאימה. יחד עם זאת, במידה ובכל זאת בוחרים לעשות שימוש בעובדים לצרכי אריזה, כדאי לחלק לכל אחד כמות ציוד עליה הוא אחראי.

עם תום האריזה וביום המעבר עצמו ניתן להתחיל בהעמסה. גם כאן יש שתי פרדיגמות מנוגדות, שאחת היא שימוש בחברת הובלות לצורך העמסת הציוד והשנייה היא שימוש בעובדים. ההמלצה העקרונית היא לנצל את הנוכחות של המובילים ולהעביר את האחריות אליהם. כך ניתן ליהנות מביטוח על שירותי ההובלה ולחסוך עבור העובדים את המאמץ המיותר. לאחר ההעמסה מתחיל השינוע עצמו של הציוד מנקודת המוצא אל היעד. זהו שלב רגיש היות ובו מתרחשות רוב התקלות והנזקים. מנעו מראש אפשרות לנזקים על ידי יצירת קשר עם חברה מקצועית, המחזיקה בפוליסת ביטוח מקיפה ומשתמשת בכלים המתאימים לאופי ההובלה.

אחרי ההובלה: פריקה וחזרה לשגרה

השלבים האחרונים של המעבר הם פריקת הציוד במשרד החדש וחזרה מהירה לשגרה. ודאו שכל הציוד יורד מהמשאית בצורה בטוחה, שימו לב לקרטונים המכילים ציוד שביר והקפידו על פיזור נכון של הקרטונים בתוך המשרד על מנת למנוע מאמץ מיותר של הזזתם בהמשך. 

נכתב על ידי עילאי פרץ - מנהל בחברת הובלות דוד. לפרופיל Google+