כיצד לנהל פרויקט הובלה של מוסד גדול?

חברות גדולות ומוסדות ציבוריים מחזיקים בריהוט וציוד רב וכאשר מגיע השלב בו אותו ארגון מחליט לשכור בניין במיקום שונה מהמיקום הנוכחי שלו, חשוב מאוד לבחור בחברת הובלה בעלת ניסיון בהובלות למוסדות, חברות גדולות ומפעלים אשר יכולה להבטיח הובלה מקצועית ללא נזקים או השבתת סדר היום של אותו מוסד גדול.

בחירת חברת הובלות

פעמים ניתן לשמוע מחברה או עסק כי הם עשו טעות כאשר לא בחנו לעומק את חברת ההובלות טרם הם בחרו בה. טרוניה זו יכולה לנבוע כתוצאה מכך שחברת ההובלות לא עמדה בתנאים אותם היא הבטיחה לאותו מוסד, אם מדובר על לוחות זמנים, הובלת החפצים בבטחה, הובלה תוך פרק זמן מוגדר וזאת על מנת לא לפגוע ביום העבודה של אותו מוסד, אנשי מקצוע שהתגלו כלא מקצועיים ושלל סיבות נוספות. כל אלו מובילים לכך שחברת הובלות חייבת להיבחר על בסיס הניסיון שלה בהובלות למוסדות גדולים, המוניטין שלה, היקף הציוד המשוכלל בו היא מחזיקה, צי המכוניות, המשאיות והמנופים שלה, אנשי הצוות המנוסים ופרמטרים נוספים עליהם נרחיב במאמר זה.

תכנון מקיף של חברת ההובלות

יש לקחת בחשבון כי הובלת הציוד והריהוט של מוסד גדול הינו פרויקט לכל דבר. לכן, הדבר הראשון אותו יש לוודא הוא שלחברת ההובלה יש ניסיון בפרויקטים בסדר גודל הדומה למוסד שלכם והיא מתייחסת אל ההובלה בצורה קפדנית, קרי, היא ממנה נציג אשר מגיע אל הלקוח וזאת על מנת לאפיין את סוג התכולה, היקפה ודרישות מיוחדות של הלקוח. 
רק לאחר אותו ביקור ובדיקת אותן נקודות חשובות אותם ציינו בפסקה הקודמת חברת ההובלות תשלח לכם הצעת מחיר מפורטת ובהתאם תחליטו באם ההצעה אכן עונה על הדרישות של המוסד והתקציב אותו הוא ייעד למטרה זו ובהתאם תחתמו על חוזה הובלה עם החברה.
חשוב שתיקחו לתשומת לבכם כי חברה אשר אינה שולחת נציג שיבדוק את התכולה וישמע את דרישותיכם צריכה להדליק נורה אדומה אצלכם, בנוסף, אם החברה אינה מסכימה לחתום על חוזה מסודר ומפורט ולומר לכם מראש כיצד התהליך יתנהל ומיהו מנהל פרויקט ההובלה שלכם, ההמלצה היא לוותר על שירותיה ולבחור בחברה המגלה שקיפות ומקצועיות.

פרויקט הובלה גדול- נקודות חשובות

• חוזה- וודאו כי בחוזה רשומים כל הדברים עליהם סוכם בעל פה. דבר זה צריך לכלול תאריך של ההובלה, פרק זמן מוגדר של ההובלה, ביטוחים, אנשי מקצוע אשר יפרקו וירכיבו מחדש ריהוט, מחשבים וכל ציוד הדורש פירוק והרכבה, מחיר לאחר מע"מ, הסדר תשלום בהתאם למה שסוכם וחתימות של שני הצדדים.
• שקיפות- חברת ההובלות חייבת לעבוד בשקיפות מלאה ובשיתוף פעולה עם אנשי המוסד וזאת על מנת להבטיח הובלה מקצועית, מהירה ובטוחה של הציוד.
• פתרון בעיות- חברה מקצועית תמיד תהיה ערוכה למצבים בעייתיים ותתכנן מראש מספר אפשרויות לפתרון הבעיות וזאת על מנת שלא ייווצר מצב בו ההובלה תימשך זמן רב ותשבית את אותו מוסד לו מתבצעת ההובלה.